برای ثبت شرکت غیر تجاری، یکی از مهم ترین شرایط، داشتن اظهارنامه دقیق و جامع است. در این اظهارنامه اطلاعاتی از قبیل نام، تابعیت، آدرس، موضوع موسسه، آدرس شعب در صورت وجود، اسامی موسسین و دارایی ثبت می شود. ضمن ارائه اظهارنامه، مدارک دیگری نیز باید تسلیم شوند. این ضمائم عبارتند از:
صورت جلسه مجمع عمومی
اساسنامه
صورت جلسه انتخاب هیئت مدیره و قبولی آنان
برگ رسید دارائی، برگ رسید حق الثبت
برای موسسه های غیر انتفاعی، اجازه نامه شهربانی نیز باید ضمیمه مدارک شود. تغییرات بعدی در این مدارک، باید با اسناد مربوطه ثبت و طی آگهی انتشار یابد. موسسات غیر تجاری خارجی که در ایران قصد فعالیت دارند نیز باید ثبت شوند. شرایط آن ثبت شرکت غیر تجاری خارجی در ایران، با ثبت شرکت غیر تجاری ایرانی تفاوتی ندارد. تنها بعضی از ضمائم اگر به زبان خارجی باشد، باید ترجمه گواهی شده آن نیز ضمیمه مدارک اصلی شود.
در صورتی که اعضای شرکت تصمیم به انحلال آن داشته باشند، باید یک مدیر تصفیه برای اجرای مراحل تصفیه لازم است. در صورت انحلال موسسه به حکم دادگاه، خود دادگاه مدیر تصفیه تعیین می کند.