پلمپ دفاتر قانونی به معنای مهر و شماره‌گذاری دفاتر است. پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر، تمامی صفحاتی که اظهارات هزینه‌ها و درآمدها در آن به ثبت رسیده است، شماره‌گذاری و مهر می‌شود. مهر مذکور همان مهر اداره ثبت شرکت‌هاست که برای اشخاص حقوقی، شماره ثبت شرکت یا موسسه مورد نظر در آن درج خواهد شد. خوب است بدانید اگر شرکتی در طول سال هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشد، باز هم ملزم به پلمپ دفاتر قانونی است. در این شرایط، دفاتر آن‌ها به صورت سفید باقی می‌ماند اما تنظیم آن ضروری است، چرا که عملکرد مالی شما را مشخص می‌کند.

پلمپ دفاتر قانونی به صورت سالانه و پیش از پایان سال باید تنظیم شود. در صورتی که این اقدام انجام نشود، نمی‌توان دفاتر سال‌های گذشته را پلمپ کرد. در صورتی که درخواست شما به صورت آنلاین به ثبت رسیده باشد، پس از تنظیم و بررسی کارشناس، برای شما ارسال خواهند شد. پلمپ دفاتر قانونی، در ماده ۶ قانون تجارت برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی به تصویب رسیده است.

به جز کسبه، هر فردی که در زمینه تجارت فعالیت می‌کند، باید ۴ نوع دفتر قانونی رسمی داشته باشد. از جمله این دفاتر می‌توان به دفتر روزنامه، کل، دارائی و دفتر کپیه اشاره کرد. از میان این دفاتر، تنها دفاتر روزنامه و کل باید پلمپ شوند. در صورت کوتاهی برای تنظیم دفاتر پلمپ، شرکت علی الرأس می‌شود. این یعنی، خود اداره دارائی برای تعیین عملکرد مالی آن شرکت اقدام خواهد کرد و جریمه‌های سنگین در پی دارد. در این شرایط، موسس شرکت نمی‌تواند علیه شرایب مالیاتی تعیین شده، هیچ‌گونه شکایتی داشته باشد. در تنظیم دفاتر پلمپ، باید کلیه اموال و دارایی‌ها از جمله منقول و غیرمنقول و دیون مطالبات سال گذشته، با جزئیات ثبت شوند.